Política de Protección de Datos
De conformidad con lo dispuesto en la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales -LOPDP- vigente en la República del Ecuador, se emite la presente Política de Protección de Datos Personales, en función de los siguientes términos:
I. Responsable del Tratamiento - Ámbito de Aplicación de la Política
La compañía SURGE INGENIERÍA CIA. LTDA. (en adelante SURGE INGENIERÍA), con Ruc 1791839595001, ubicada en la calle PASAJE E13-B, en la ciudad de Quito – Ecuador; quien actuará como responsable del tratamiento de datos personales que los titulares de datos entreguen de forma legítima y lícita de conformidad con el Art. 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante LOPDP o Ley).
El tratamiento de datos personales se realizará por cualquier operación personal o automatizada, siempre en respeto de las garantías a la información específica sobre cualquier decisión adoptada.
El tratamiento que SURGE INGENIERÍA efectuará será en atención a las siguientes actividades: recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, elaboración, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, utilización, posesión, distribución, comunicación; o, cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales dentro del contexto de la finalidad.
La categoría de los datos tratados será en atención a la finalidad, requiriendo entre otras las siguientes categorías: Datos identificativos de contacto, datos de características personales, circunstancias familiares o sociales (en el caso de tratamiento de empleados), detalle de empleos (en el caso de tratamiento de empleados), control de asistencia (en el caso de tratamiento de empleados), datos financieros o ingresos (en el caso de tratamiento de empleados o clientes que soliciten crédito), categoría de datos especiales (en el caso de tratamiento de empleados), entre otros.
II. Principios del Tratamiento de datos personales
SURGE INGENIERÍA aplicará los principios reconocidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales para el tratamiento de datos.
III. Finalidades del tratamiento
Las finalidades del tratamiento de datos personales que efectúa SURGE INGENIERÍA, incluyen:
CLIENTE
- Comunicación institucional: Los datos personales podrán ser utilizados para mantener una comunicación con los titulares de datos o usuarios de SURGE INGENIERÍA. Esto incluye el envío de comunicados de oferta de servicios, boletines informativos, así como cualquier otra información relevante para mantener informada a los titulares o usuarios.
- Comunicación, acceso o transferencias: SURGE INGENIERÍA consolida la información con datos personales en plataformas en las cuales almacena virtualmente la información. La finalidad será utilizar una plataforma en la cual se pueda gestionar la información y tenga mejor disponibilidad de la misma contando con las mejores medidas de seguridad de la información con estándares internacionales. Para tal efecto, la comunicación de los datos se realizará implementando las medidas adecuadas para garantizar dicha comunicación, acceso o transferencia de datos sea de conformidad con la regulación de Protección de Datos aplicables.
TRABAJADORES O PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES
- Gestión de la relación laboral: Contratación y gestión de recursos humanos: Utilizamos los datos personales para llevar a cabo los procesos de selección, contratación, asignación de tareas y actividades laborales, así como para gestionar el cumplimiento de las obligaciones laborales y contractuales.
- Administración de Beneficios adicionales: los datos personales serán utilizados para administrar y proveer los beneficios proporcionados por SURGE INGENIERÍA de carácter adicional a los determinados en la norma laboral, como promociones, descuentos en la oferta de bienes y servicios, tales como: planes de telefonía, seguros, alimentación, capacitaciones, entre otros.
- Comunicación Interna: los datos personales pueden ser utilizados para la comunicación interna de SURGE INGENIERÍA lo que podría incluir el envío de comunicados, noticias y actualizaciones sobre la empresa, eventos o cambios organizacionales relevantes.
- Seguridad y Protección: los datos personales serán utilizados para garantizar la seguridad y protección de las instalaciones, activos y sistemas de SURGE INGENIERÍA lo que podría incluir el monitoreo de accesos y la implementación de medidas de seguridad.
- Registro de Asistencia: el control de asistencia se obtiene a través del registro de huella dactilar biométrico, con el propósito exclusivo de verificar la presencia en el lugar de trabajo.
PROVEEDORES
- Información de proveedores.- La información recopilada de los proveedores servirá para gestiones de pre-selección, verificación de referencias, selección y calificación como proveedores, monitoreo de prestación del servicio y entrega del servicio contratado.
- Contratación de productos y servicios: gestionar la contratación de productos y servicios, así como datos posteriores que se pudieran derivar de la relación con SURGE INGENIERÍA.
IV. Tiempo de conservación
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para la gestión de las finalidades especificadas, siendo en la actualidad el tratamiento por período legal el siguiente:
MATERIA AÑOS DE CONSERVACIÓN
- CIVIL – COBRO DE DEUDAS O RECLAMACIONES CONTRACTUALES CIVILES POR ACCIÓN ORDINARIA, Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS: 10 + 1 = 11 AÑOS
- ACTIVIDADES DE COMERCIO – LIBROS DE CONTABILIDAD Y SUS SOPORTES: 6 + 1 = 7 AÑOS
- TRIBUTARIA – FACTURAS, NOTA DE VENTAS, DECLARACIONES, ETC: 7 + 1 = 8 AÑOS
- LABORALES, RECLAMACIONES - RIESGOS DEL TRABAJO: 10 + 1 = 11 AÑOS POR RECLAMACIÓN LABORAL INCLUYENDO RECÁLCULO DE UTILIDADES Y RECLAMACIONES DE RIESGOS DE TRABAJO Y ACCIDENTES LABORALES EN MATERIA CIVIL
- NOTA: Se ha incorporado un año más al período de conservación determinado por la norma pues, es el espacio en el cual se puede demorar la autoridad en efectuar citaciones o notificaciones de orden legal; así también para ejercer el derecho de defensa en cualquier reclamación conforme numeral 2 del Art 11 del Reglamento a la Ley.
V. Derechos de los Titulares de Datos Personales
Damos a conocer a los titulares de datos personales sobre su derecho de solicitar la revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales en los casos contemplados en la normativa de protección de datos; así también, los derechos de acceso, información, eliminación, rectificación, actualización, oposición y portabilidad de los datos personales.
INFORMACIÓN
- Acceso: solicitar información sobre los datos personales que tenemos almacenados.
- Rectificación: corregir o actualizar sus datos personales en caso de ser inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados.
- Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias.
- Limitación del tratamiento: solicitar la restricción del tratamiento de sus datos personales en ciertos casos.
- Portabilidad: recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y legible, y transmitirlos a otro responsable del tratamiento cuando sea técnicamente posible.
- Revocación del consentimiento: retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
- Presentar una reclamación: presentar una reclamación ante la autoridad competente en materia de protección de datos en Ecuador.
VI. Otras finalidades y tratamientos ulteriores
El tratamiento de los datos personales realizado por parte de SURGE INGENIERÍA, tiene por finalidad la adecuada aplicación y el cumplimiento de obligaciones contractuales en la prestación de sus servicios y legales, investigación y desarrollo de oferta de nuevos productos y servicios, en consecuencia, la negativa al tratamiento de datos personales o revocatoria del consentimiento relacionado a los servicios que oferta SURGE INGENIERÍA, podrían implicar que no tenga acceso a promociones y descuentos aplicables.
VII. Identidad y datos de contacto del DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DPO, del Responsable del Tratamiento de datos personales
En caso de que el titular de los datos personales necesite realizar alguna comunicación o ejercer sus derechos sobre el tratamiento de sus datos personales, podrá hacerlo a traves del siguiente contacto:
Datos de contacto de la persona y/o área encargada
- Dependencia o área encargada de los asuntos de protección de datos: Ing. Alejandra Chimbo Medina Coordinador de Tecnologías de la Información y Comunicación
- Dirección física: PASAJE E13-B N50-60, en la ciudad de Quito – Ecuador, en la ciudad de Quito – Ecuador
- Dirección de correo electrónico: protecciondedatos@surge.com.ec
VIII. Consentimiento e interés legítimo del tratamiento
La autorización de tratamiento de datos personales que se efectúa conforme la norma en los casos de base legitimadora pertinente, se lo realizará de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a través de una casilla desmarcada de verificación la cual se encuentra en la parte inferior del formulario de registro que sea entregado al titular, previo a la recolección de sus datos.
Así mismo, de conformidad a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales en el Art. 7, se establece otras bases legitimadores para el uso lícito de datos personales, los cuales se detallan a continuación:
- Realizado por el responsable del tratamiento en cumplimiento de una obligación legal.
- Realizado por el responsable del tratamiento, por orden judicial, debiendo observarse los principios de la presente ley.
- Que el tratamiento de datos personales se sustente en el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable, derivados de una competencia atribuida por una norma con rango de ley, sujeto al cumplimiento de los estándares internacionales de derechos humanos aplicables a la materia, al cumplimiento de los principios de esta ley y a los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad.
- Para la ejecución de medidas precontractuales a petición del titular o para el cumplimiento de obligaciones contractuales perseguidas por el responsable del tratamiento de datos personales, encargado del tratamiento de datos personales o por un tercero legalmente habilitado.
- Para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona natural, como su vida, salud o integridad.
- Para tratamiento de datos personales que consten en bases de datos de acceso público.
- Para satisfacer un interés legítimo del responsable de tratamiento o de tercero, siempre que no prevalezca el interés o derechos fundamentales de los titulares al amparo de lo dispuesto en esta norma.
IX. Seguridad de la Información
SURGE INGENIERÍA, implementará todas las medidas de seguridad adecuadas y necesarias, entendiéndose por tales las aceptadas por el estado de la técnica, sean estas organizativas, legales, administrativas, técnicas, físicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto.
SURGE INGENIERÍA cuenta con políticas de acceso y privilegios para incrementar la confidencialidad en el tratamiento.
En el evento de violaciones de confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos, SURGE INGENIERÍA precautelar los derechos y libertades de las personas concernidas y notificará a la autoridad de datos ecuatoriana de acuerdo a lo establecido en el artículo 43 de la LOPDP.
X. Conocimiento de los términos
La presente política de protección de datos personales es de carácter informativo; sin embargo, en forma adicional podrá aceptar el tratamiento de datos personales mediante el consentimiento a través de una casilla desmarcada, lo cual en caso de aceptar el titular de los datos o usuario, constituirá un acto afirmativo que refleja la plena y libre voluntad del titular de los datos, por lo que SURGE INGENIERÍA podrá almacenar el consentimiento en un archivo auditable para fines de justificar el pleno consentimiento ante autoridad competente y, en general, ante cualquier tercero.
XI. Modificaciones a la Política
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS V01.2024
